Мы выяснили, как в ситуации  поступали специалисты учета и каким образом заполнить листок нетрудоспособности, чтобы избежать ошибок, которые, как всем известно, при отклонении их Соцстрахом могут стоить компании и сотрудникам не только денег, но и нервных заболеваний.

Введение нового бланка листа по временной нетрудоспособности в начале июля, послужило поводом для беспокойства большинства бухгалтеров. И это в самый разгар сдачи отчетности по форме 4-ФСС. Специалисты запаниковали так, как их привычные представления «о правилах заполнения больничного» рушились прямо на глазах. Впрочем, это далеко не первая реформа Минздравсоцразвития за этот год.

Первым нововведением, стало изменение в правилах расчета среднего заработка. Если раньше брался показатель за один календарный год, то теперь в расчет включают два года работы – то есть ровно 730 календарных дней.

Вторым существенным новшеством, стало увеличение сроков выплат «из кубышки» работодателя: если ранее этот показатель составлял два дня (а последующий период оплачивался ФСС), то теперь сотруднику родная фирма оплатит первые три дня болезни.

Третьим серьезным изменением стало положение о том, что компания при увольнении обязана выдать сотруднику справку с указанием его дохода за два последних календарных года работы.

И, наконец, четвертым этапом модернизации законодательства, стало обновление формы самого бланка. Начиная с его внешнего вида, и заканчивая, тем, что вскоре листок может быть заполнен на компьютере и отправлен напрямую в ФСС с помощью электронной почты. Впечатляет, не так ли?

Подарок к отпуску

Бухгалтерам в горячую пору отпусков и июльской отчетности большой радости не доставило появление нового бланка листка нетрудоспособности. Так что многие «осчастливленные» специалисты в недоумении лишь задавали различные вопросы, боязливо всматриваясь в новый документ желто-голубого цвета.

Больше всего специалистов учета огорчает отсутствие четких указаний по заполнению нового документа. Больничный введен с 1 июля, а приказ Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» опубликовали лишь 11-го. Это означает, что использовать его бухгалтеры смогли только с 22 июля, то есть почти месяц «безвременья» в отсутствие руководства к действию.

Нет ничего удивительного, что большинство опытных бухгалтеров кинулись звонить в отделения ФСС, в надежде получить исчерпывающие разъяснения. Но услышали в ответ, что в данный момент нужных инструкций фонд дать не может в связи с отсутствием полного пакета утвержденных документов, их просили дождаться конца месяца.

Проект – за основу

Поскольку от уполномоченных органов толку оказалось мало, тогда как исполнять обязанности по начислению и выплате сотрудникам пособия – святая необходимость,  оживились обсуждения не совсем вразумительного нововведения на различных профессиональных форумах. Приятно, конечно, сознавать, что над решением проблемы бьется много образованных и грамотных специалистов, вновь и вновь перечитываются все имеющие хотя бы отдаленное отношение к листам нетрудоспособности нормативно- правовые акты. Но, как говорят в народе, «гладко было на бумаге…». У кого есть возможность временно отложить процедуру заполнения больничного листа, предпочли пойти именно таким путем, произведя только минимально возможную проверку правильности заполнения реквизитов медицинским учреждением. Ведь ошибка в данном документе может повлечь за собой много неприятностей и для самого работника. К сожалению, алгоритм восстановления и исправления данного документа до конца еще законодательно не отрегулирован. С одной стороны, именно для исчисления сумм пособий изменения не введены и, следовательно, при получении нового больничного можно спокойно отражать его на счетах бухгалтерского учета. С другой – существует вероятность, что данные суммы не будут компенсированы Фондом социального страхования.

Многие главные бухгалтеры приняли решение при заполнении бюллетеня  руководствоваться проектом приказа, устанавливающего правила выдачи и заполнения листка нетрудоспособности, опубликованного на официальном сайте Минздравсоцразвития. Правы они в своем решении или нет, покажет время.

Внутри клетки

Тем не менее переход на новые больничные листы состоялся, а потому в ближайшее время придется совершенствовать навыки их оформления. Сама форма листка нетрудоспособности претерпела существенные изменения, главная цель которых – защитить официальный документ от подделок. В будущем планируется полный отказ от бумажных носителей. Сегодня же в виде «тренировочного» этапа больничные предлагается заполнять на компьютере или печатными буквами, используя определенные числовые и кодовые значения.

Среди основных проблем и спорных моментов, которые возникают у бухгалтеров в процессе работы над листками нетрудоспособности нового образца, можно отметить жесткие рамки заполнения больничных (использование только определенного типа и цвета ручки, расположение букв четко внутри клеток, невозможность исправить помарки и т. д.), особенности исчисления выплат с учетом увеличенного до 730 календарных дней периода расчета, а также изменения в начислении пособий для тех, кто являлся безработным на протяжении двух предшествующих лет (или чья заработная плата составляла меньше МРОТ). 

Но один из самых острых на сегодняшний день вопросов состоит в том, как бухгалтерам защитить интересы своей организации и сотрудников в случае если «больничный» заполнен неверно. Напомним, что неправильно заполненный документ согласно нормам Закона № 225 для Соцстраха может стать поводом для отказа в компенсации. Пока же у специалистов учета есть лишь один способ обезопасить свою компанию от этой неприятности – выполнять утвержденные рекомендации и найти ответы на те сложные вопросы, которые не прописаны в приказе, что мы и попытаемся сделать в дальнейших публикациях.

Правила заполнения

Итак, вооружаемся личным делом сотрудника, черными гелевыми ручками (эстеты и по совместительству любимцы руководства берут в руки ручку с золотым пером) и начинаем оформлять второй раздел больничного под лаконичным названием «Заполняется работодателем». Мы вносим информацию в специально отведенные ячейки печатными заглавными буквами в пределах обозначенных границ клеток, но ни в коем случае не касаясь их (п. 65 Порядка).

Начнем со строки «Место работы». В ней безопаснее указать, если имеется, официальное, предусмотренное уставом, сокращенное наименование организации. Во-первых, уменьшается вероятность ошибки, а во-вторых, количество ячеек, отведенных под запись, не так уж и много, всего 29. Но есть нюанс – название должно совпадать с записью, сделанной в медицинской организации, выдавшей больничный лист. Если же больной сообщил неверное наименование своего работодателя или ошибку совершил врач, – сотруднику придется обращаться за заменой документа. Затем ставим «отметку «V» в строке «Основное» или «По совместительству» – в зависимости от того, на какой основе трудится специалист в фирме.

Переходим к строке «Регистрационный №» и записываем номер, присвоенный ФСС. Содержание графы «Код подчиненности» тоже берем из реквизитов, указанных в извещении фонда. Со строкой «ИНН нетрудоспособного (при наличии)» тоже не должно возникнуть проблем. А вот строка «СНИЛС» вызывает легкое недоумение, поскольку эта аббревиатура еще не столь популярна. Расшифровывается она как «страховой номер индивидуального лицевого счета», который указан в пенсионном свидетельстве сотрудника.

В строке «Условия исчисления» указываем соответствующий двузначный код или, при необходимости, несколько цифровых значений сразу. Строка заполняется, если есть основания для применения особых правил выплаты пособия. Например, «46», если с сотрудником заключен трудовой договор (служебный контракт) на срок менее 6 месяцев.

Проблемные сотрудники

Строка «Акт формы Н-1 от ___» заполняется лишь теми, кто оформляет данный документ. Он пишется в том случае, если временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве. Если такой инцидент имел место в вашей компании, то в указанною строку вписываете дату составления акта в формате «ДД.ММ.ГГ ГГ».

Обращаем ваше внимание на строку «Дата начала работы». Ее заполняют далеко не все. Многие ошибочно подумали, что она предназначена для информации о начале работы в организации болевшего сотрудника или о дате начала трудового стажа получающего пособие. Но поименованная графа нужна для указания числа, месяца и года, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора. Несмотря на данные обстоятельства, сотрудник имеет право на получение пособия по листку нетрудоспособности при условии, что он заболел в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.

Против арифметики

Далее в листе нетрудоспособности идет строка «Страховой стаж». Мы позвонили в ФСС, и сотрудник нам разъяснил, что в этом пункте мы не должны пользоваться арифметическим принципом округления. Даже если у работника стаж насчитывает 7 лет 11 месяцев 28 дней, то нужно писать «7 лет 11 месяцев».

Вот еще одна строка, внесшая смуту в умы специалистов, – «в т. ч. нестраховые периоды». Здесь мы запишем количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. № 4468-1.

Обратите внимание на заполнение строк, связанных с денежными суммами, таких, как «Средний заработок для исчисления пособия» или «Средний дневной заработок». В пункте 65 Порядка сказано, что все записи в специально отведенных ячейках проставляются, начиная с первой клетки. Следовательно, пустые ячейки остаются с правой стороны.

С налогом и без него

Акцентируем внимание еще на одном нюансе: какие суммы больничного пособия – с учетом НДФЛ или без – нужно указывать в строке «ИТОГО начислено». На данный момент четкого ответа на этот вопрос законодательство не предусмотрело.

Из формулировки пункта 66 Порядка следует, что в строке «ИТОГО начислено» нужно указать общую сумму пособия, подлежащую выплате застрахованному лицу. Поскольку больничное пособие выплачивается без НДФЛ, то сумму в этой строке нужно отразить за вычетом налога. Данный вывод также основан и на письме от 29 декабря 2010 г. № 02-03-10/05-14665 ФСС. В указанном документе сказано о том, что без НДФЛ следует указывать только итоговую сумму к выдаче, поскольку на руки сотрудник получает выплату без налога. В то же время суммы, используемые для расчета пособия, а также суммы пособия, которые выплачиваются за счет средств работодателя и фонда, нужно указывать в полном объеме, без вычета НДФЛ. Далее больничный подписывает руководитель и главный бухгалтер и ставится печать организации. Ставя печать, следите, чтобы она не попала на ячейки с данными.

Материал предоставлен Портал для современного бухгалтера

Арина Ахматова, Светлана Щепетильникова, Марина Яковлева и Анна Королева